Il Regolamento UE N. 517/2014 (articolo 6 - paragrafo 3) prevede, a carico dei venditori e distributori degli fgas, la redazione di una "dichiarazione d'uso" e la predisposizione dei registri, da conservare per almeno 5 anni.

Questi registri andranno a contenere diverse informazioni tra cui i dati relativi agli acquirenti, in particolare il numero della certificazione dell'impresa, il numero di patentino della persona fisica che sta acquistando il prodotto, la quantità e il tipo di refrigerante, ed altro ancora.

Nell'ambito dell'impresa certificata, il gas potrà essere acquistato da persona non dotata di patentino purché esibisca la certificazione dell'impresa e dimostri di esserne un dipendente.

Nel caso di utilizzatore finale non in possesso della certificazione aziendale (CIF), ad esempio un supermercato e/o un'azienda alimentare che acquisti direttamente gas refrigerante, i recipienti non possono essere presi in consegna da personale che non sia in possesso di certificazione personale (PIF); in altre parole i recipienti possono essere soltanto presi in consegna dal personale addetto alla manutenzione interna, che deve obbligatoriamente presentare il patentino del frigorista.